エクセルファイルは初期状態に
Excelでデータ入力をした後、編集した状態のままファイルを納品してこられる方がたくさんいました。納品物を受け取る側としては、たくさんのファイルを受け取るので、データのチェック時にとても困っていました。
編集したままの状態とは、たとえば、以下のようなものがありました。
・シート１、シート２…と入力して、シート２の最後にカーソルがある。
・一枚のシート上でもデータの下のほうにカーソルがある。
・自分で付け加えたメモ欄のようなものがそのまま残っている。
・自分で設定したウィンドウの固定が解除されていない。
・表示ズームが拡大（縮小）されたままになっている。
・自分でセルに色をつけたままになっている。
私のほうでは、たくさんのファイルを受け取ったあと、そのファイルを全部つなげてひとつのデータにしてから納品することがほとんどでした。それはクライアントでも同じだと思います。数人の方に分割して入力作業を依頼しても、データが集まったらひとつのデータとして使用するんですね。
ですから、一人一人のデータが違った形になっていると、クライアントの仕事を増やしてしまうことになるわけです。データの下のほうにカーソルがあるとA1のセルまで戻らなくてはならなかったり、拡大（縮小）倍率を元に戻したり、セルについている余分な設定を解除したり。
なので、データを納品する時は、必ず初期の状態に戻すことを心がけましょう。
・カーソルはシート１のA1セルに戻す。（ただし、シート１が入力データの先頭である場合。時々、シート１が仕様書になっている場合などもあります。）
・自分で設定したものはすべて解除する。
表示ズーム、ウィンドウ固定、セルの色など。
・自分で付け加えたものは、削除する。
メモ欄など。
このような形でデータを納品してくれる人は、「気の利いた人だな」という印象がありました。データの中身だけでなく、細かい部分に気を配り、常に後の工程を考えた丁寧な仕事をすることが大切だと思います。
