経験者が教える在宅データ入力ABC

在宅ワークで主な連絡手段として使われるメール。ここではメールに関しての基本的なマナーや注意事項、便利なツールなどを紹介したいと思います。

メールソフトについて

メールはいつも頻繁に使うものなので、使いやすいものがいいですよね。

友人や家族とのやりとりなら、Windowsに最初からついているOutlook Expressで十分ですが、仕事で使うのであれば、「Becky!」がオススメです。

OEは世界中でもっとも使われているメールソフトであるため、ウィルスに狙われやすいというデメリットがあります。もちろん、OEでウィルス感染を防ぐ対策方法もありますが、他のメールソフトを使うのが一番てっとり早いと思います。私も仕事を始めてからずっとBecky!を使っています。このソフトにはプラグインなども多数公開されているのでウィルスメールの排除機能など必要なものをチョイスして拡張することもできます。

このソフトの私の一番お気に入りの機能は、「テンプレート作成機能」です。

たとえば、仕事の応募用に住所や特技、資格、経歴などをいちいち書くのは面倒ですよね。そんなときのために、この「テンプレート作成機能」で雛形（テンプレート）を作っておくと、毎回同じ内容を書いたり、他のファイルに保存しておいた文章をコピーペーストしてきたりする必要がなく、簡単にメールが作成できます。

またメールボックスを複数設定でき、個別にに受信のタイミングや接続方法も設定できます。私が仕事で使うときは、大切なメールを見逃さないように、業務ごと、クライアントごとなどにフォルダを分けて管理していましたが、自動振り分けの設定も簡単にできるので便利でした。

シェアウェアですが、30日間は無料でお試しできるので、仕事を始めるときに一度試してみるといいと思います。

Becky!紹介ページ

メールアドレス

在宅ワークの求人では、「フリーアドレス不可」とされているところが多いです。これは何かがあった時に、個人が特定できないといったようなトラブルを防ぐためです。

仕事用のアドレスは、フリーでないものを取得しておきましょう。また、「仕事用」ですので、家族と共有などではなく、必ず自分名義のものを用意します。プロバイダによっては、家族アカウントを無料で増やせるサービスもあります。

私の場合は、海外でも使えるSo-netを利用していますが、ファミリーパックを申し込んでいて、契約している夫のIDのほかに私個人のIDも追加で取得しています。自分専用のアカウントを持っていない方は、契約しているプロバイダのサービスを確認して、仕事用アドレスを取得しましょう。

メール送受信の容量

メールの送受信には、決まった容量があります。たとえば、私の利用しているSo-netは、１通あたり5MBまで、と決まっています。

在宅ワークでは、データをメールに添付して納品する形がほとんどですが、この容量を超えてしまうとエラーになって送信できません。納品したつもりが、エラーで納品できていなかった…などということのないように、自分の契約プロバイダの送受信サイズを確認しておきましょう。

ちなみに自分の送受信容量が大きくても、相手の容量が小さい場合はエラーになってメールが届きません。たとえば自分は10MB、相手が5MBの時、5MB以上のメールは送信できないということになります。

各主要プロバイダの送受信容量

添付データのサイズを小さくするには、圧縮という方法がありますが、圧縮しても規定のサイズを超えてしまって送信できない、というときは、宅ふぁいる便などのサービスを利用することもできます。これはファイルの受け渡しが無料でできるサービスで、最大50MBまでのメールが送信できます。さらにプレミアム会員（無料）になると100MBまでの受け渡しも可能になります。

宅ふぁいる便ホームページ

テキスト形式とHTML形式

在宅ワークでは、HTML形式は使わず、テキスト形式で送るのがマナーです。では、なぜHTML形式ではダメなのでしょう？？

それは、ウィルスに感染する可能性が高いからです。自分のメールがウィルスに感染すると、送った先の相手も感染してしまう恐れがあります。ウィルスソフトでばっちり対策していても、念のためにテキスト形式を使って送信するのは、暗黙のマナーです。

これについては、どのSOHO系サイトでも書かれていることが多いので、知っている＝事前に研究している、ということになり、初心者でもこのマナーをきちんと守るだけで、「真剣に仕事をしようとがんばって勉強しているんだな」と判断してもらうことができると思います。実際に私がグループリーダーをしている時も、グループへの登録希望のメールがHTML形式で送られてきた方は、その時点で対象外としていました。

送信するメールの形式を常にテキスト形式にするには、メールソフトで簡単に設定できますので、最初に設定しておきましょう。

※ちなみにBecky!はHTML形式でメールを作成する時だけインラインエディタを起動するので、通常はテキスト形式のメールを作成するように設定されています。

Outlook Expressの設定方法

１．「ツール」→「オプション」をクリック。

２．「送信」タブ中のの「メール送信の形式」で「テキスト形式」をクリック。

３．最後に「適用」ボタンを押して設定完了。